良功绘图先选一个模板，改成自己的流程
下面的模板可直接编辑，点击图片在新窗口打开绘图页，把节点换成你所在单位的档案室、业务部门和审批层级。
提示：模板在新窗口打开后可以直接拖拽修改文字和连线，完成后支持导出 PNG / SVG / PDF。
档案管理流程图的 8 个关键节点
- 文件收集与移交明确归档范围和移交时限，业务部门按目录移交，档案室核对后签收，双方留存交接记录。
- 鉴定与分类判断保存价值和保管期限（永久、长期、短期），确定分类号，避免"先都存着"造成库容浪费。
- 整理与编号排序、编页、装订、编制目录，赋予唯一档号并录入台账，电子档案同步建立元数据。
- 入库保管按库位存放，控制温湿度并做好防火、防潮、防虫、防盗；电子档案建立备份与定期校验。
- 借阅申请与审批按密级和用途设定审批层级，登记借阅人、用途、范围和归还期限。
- 调阅与归还默认提供复制件，需原件的提高审批层级；归还时检查完整性，逾期有催还与升级提醒。
- 到期鉴定保管期满后组织鉴定，决定继续保存、延长期限或提出销毁意见，鉴定过程留痕。
- 销毁审批与监销编制销毁清册、履行审批、安排监销并留存销毁记录，清册本身需长期保存。
归档与销毁程序按档案管理规定执行
归档范围、保管期限、鉴定与销毁程序由国家和行业档案管理规定及本单位制度确定，流程图仅用于内部梳理与培训。
按保管期限区分处理方式
| 类别 | 典型内容（示例） | 借阅审批 | 到期处理 |
|---|---|---|---|
| 永久 | 重大决策、产权类文件 | 较高层级审批 | 继续保存 |
| 长期 | 人事、合同类文件 | 部门与档案室 | 鉴定后处理 |
| 短期 | 一般行政事务文件 | 档案室 | 鉴定后可销毁 |
| 电子档案 | 各类电子文件 | 与纸质同标准 | 同步处置并留痕 |
保管期限的具体年限由国家和行业档案管理规定确定，流程图上写类别比写年限更稳妥。
3 个最常见的画错方式
左边是常见做法，右边是改法。对照修改后，图才真正能被一线使用。
归档时间没有约定
文件散在个人手里，人一走就找不到。
明确业务办结后多少天内移交
并把移交作为业务闭环的一部分。
借阅只登记不催还
原件长期在外，风险和责任都不清。
设置到期提醒与逾期升级
归还时检查完整性并签字确认。
销毁没有清册和监销
无法证明销毁的合规性。
销毁必须有清册、审批和监销记录
记录本身要长期保存备查。
发布前检查清单
画完先别急着发，按下面 7 条逐项核对，能挡掉绝大多数返工。
- 归档范围有清单，责任部门明确
- 档号规则唯一且可扩展，不会因机构调整失效
- 密级与借阅权限一一对应
- 电子档案有备份、校验和格式迁移安排
- 到期鉴定有固定周期和参与人员
- 销毁履行审批并留存清册与监销记录
- 人员变动、部门撤并时有档案交接节点
档案管理流程图常见问题
电子档案要不要单独画一张流程图？
主线可以共用，在保管、备份、格式迁移和销毁节点增加电子专属分支。分成两套完全独立的流程，容易出现纸质与电子处置不一致。
保管期限怎么确定？
按国家和行业档案管理规定以及本单位制度确定。流程图上建议只写期限类别（永久、长期、短期），具体年限放在配套的保管期限表。
借阅要给原件还是复制件？
默认提供复制件；确需原件的设置更高审批层级，并登记归还时限和保管责任，必要时安排室内查阅不外借。
部门自己留存的资料算档案吗？
属于归档范围的必须移交。图上要画清"业务留存"和"正式归档"的界线，否则会出现两套材料互相矛盾的情况。
销毁能由档案室自行决定吗？
不能。销毁需经鉴定和审批，并有监销人在场，图上要体现多方参与和留痕要求。