01 / 从真实资源开始
原模板与适用场景
原模板提供采购申请、采购订单、收货、发票录入、对账、交付与付款状态等模块，明确写有执行三方匹配和比对订单、收货单、发票。支付渠道和审批角色属于示例，不是通用财务制度；本教程聚焦单据关系与流程表达，不提供会计或税务处理结论。
在这份模板里，你能找到
- 采购申请
- 在系统中登记收货
- 执行三方匹配
- 比对采购订单、收货单和发票
上述节点来自原模板。下面的改图步骤包含新增建议；预览图不会自动同步这些修改。
02 / 具体案例
用一个具体案例理解这张图
案例：办公室订购20把椅子，订单是20把，实际签收18把，发票却按20把开具。图中应在数量差异节点分支到收货核实与供应商确认，记录差异处理结果。不能因发票已经录入就把采购直接标为已付款，也不能把缺少的两把视为已验收。
本例用于说明改图思路，不是客户业绩或实测结果。
03 / 动手改图
按照这四步整理你的版本
先区分流程与单据
申请说明采购需要，订单记录已确认采购内容，收货单记录实际收到的物品，发票记录开票内容。用节点表达动作，用注释或文档图形表达单据，避免把单据名称误作人员职责。
让收货数量来自真实记录
检查质量、登记收货和报告损坏或缺失应分开表达。分批到货时保留各次收货与原订单的关联，不以订单数量直接填满收货记录。
在匹配节点写核对维度
至少标明订单编号、物料、数量与价格的关联；其他需核对字段采用团队现有规则。出现差异时注明由谁查明原因、需要补哪份资料及如何再次核对。
分别记录批准与实际付款
匹配通过进入团队规定的审核与付款流程，支付执行后再更新付款状态。匹配通过、批准付款、付款完成是不同节点，异常处理不要直接跳过验证。
04 / 对照检查
节点与分支应该怎样表达
| 项目 | 表达方式 | 核对重点 |
|---|---|---|
| 采购订单 | 订购项目、数量与约定价格 | 匹配使用正确版本 |
| 收货记录 | 实际到货与验收信息 | 支持分批到货和缺失记录 |
| 供应商发票 | 对应订单与开票内容 | 差异需要查明原因 |
| 付款状态 | 待处理、已批准、已执行 | 不同状态不要合并 |
05 / 让 AI 帮你起稿
可以直接复制的 AI 绘图提示词
先复制下方文字，再打开 AI 绘图入口粘贴；把角色、条件和节点替换为你的实际情况。这段示例不会自动导入模板。
绘制办公椅采购到付款流程图。采购申请及审批→订单确认→供应商交付→质量和数量检查→登记实际收货→录入发票→比对采购订单、收货单与发票。示例为订20把、收18把、发票20把，进入数量差异核实，不自动通过。处理结果返回匹配；通过后按团队制度审核与安排付款，执行后更新状态。支持分批收货，不生成税率、付款期限或自动审批阈值。
生成后逐条核对文字、层级与连线；需要保留原模板版式时，可直接使用模板编辑入口。
06 / 交付前复核
这些问题容易被忽略
- 从订单直接连到付款，跳过实际收货与发票信息核对。
- 分批到货没有子记录，第一次收货后就显示整单完成。
- 将匹配通过视为钱已付出，采购、财务与供应商看到不同状态。
用一个正常案例和一个异常案例从起点走到终点，再保存你的版本。不要只检查配色和对齐。
07 / 常见问题
使用前还想确认
三方匹配与采购审批有什么区别？
采购审批决定是否按权限开展采购；三方匹配核对订购、收到与开票的信息是否对应。两者发生的阶段和依据不同。
匹配有差异是否一定取消订单？
不一定。可能涉及分批交付、记录错误或供应商需补充资料。流程图应画出调查和复核路径，实际处理依据现有约定与制度。
从这张模板开始，做成你的工作图
先确认节点，再调整分支，最后统一排版。
使用这个模板在线编辑 ↗
